Unidad 2:

Metodología. Que es una metodología. Etapas de la metodología. Planeamiento. Ejecución. Seguimiento y control. Cierre del proyecto. Calculo y estimación. Costos del proyecto. Procesos de gestión de costos. Estimación de costos. Indicadores financieros.

La gestión de proyectos requiere del uso de técnicas para minimizar errores y aumentar su eficacia. Entre las metodologías para la gestión de proyectos más comúnmente empleadas se encuentran:

  1. El Diagrama de Gantt,
  2. Pert/CPM
  3. El Método de la Cadena Crítica.

Cada una de ellas cuenta con sus ventajas e inconvenientes, pero todas suponen una gran ayuda a la hora de planificar y administrar recursos de la mejor manera y también en lo referente a controlar la evolución del proyecto

Las herramientas para diseñar diagramas de Gantt permiten una mejor comunicación entre los integrantes del proyecto, y entre ellos y terceras personas.

Los programas informáticos brindan la posibilidad, por un lado, de compartir los proyectos de forma sencilla para trabajar de forma colaborativa, y a su vez, suelen ofrecer una gran variedad de plantillas y vistas de presentación, que generan diagramas muy visuales para una mejor comprensión del proceso.

En cualquier caso, el funcionamiento a la hora de elaborar un diagrama de Gantt, sea cual sea el método empleado o el software elegido, pasa por unas etapas necesarias e ineludibles.

En primer lugar, una definición de tareas exige puntualizar bien qué actividades requiere el proyecto y qué implicaciones tiene cada una de ellas, en cuanto a recursos personales y materiales.

Después, toca marcar fechas de inicio y de fin de cada actividad, su duración y orden de consecución.

La dependencia entre tareas es un aspecto fundamental para encajar bien los tiempos y evitar holguras o tiempos muertos. A partir de aquí y con los datos anteriores claros, se podrá ya generar el gráfico

Los diagramas de Gantt hacen visual y comprensible un proyecto. 

Su diseño implica un orden que contribuye a organizar las ideas y tener claras las prioridades a los jefes de proyecto. La experiencia y pericia de éstos se reflejará en la producción de un cronograma realista, con plazos y objetivos claros. 

Gantt
El Gantt permite viusalizar rápidamente la magnitud de un proyecto.

El primer paso para construir un diagrama de Gantt pasa por listar todas las actividades que puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una relación bastante larga. Definiremos tiempos realistas para la realización de cada tarea, prioridades y orden de consecución. Agruparemos las actividades por partidas específicas para simplificar al máximo la gráfica.

El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible, debe transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. Las personas implicadas deben quedarse con una idea clara de lo que está sucediendo en un momento concreto del proceso. Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada para la persona que ejecuta el proyecto.

Comprender la estructura del proyecto 

El diagrama de Gantt ayuda a lograr el objetivo final de la planificación y la implementación correcta de cada etapa. Conocer todas y cada una de las actividades que intervienen en las fases del proyecto y cómo se relacionan entre sí resulta fundamental.

Reunir la información necesaria 

Acerca de todos los pasos o procesos necesarios que forman parte del desarrollo del plan y los recursos que se requieren en cada momento. Ésta será la información que empleará el director del proyecto como punto de partida para construir el diagrama de Gantt.

Determinar los plazos que llevará cada actividad

Asignaremos un tiempo de realización a cada tarea o fase del proyecto. La longitud de las barras horizontales en el diagrama de Gantt es la que representa la duración de cada etapa.

Programar las tareas por plazos 

Programar las tareas a realizar para ajustar bien los plazos, escalonar los procesos y eliminar tiempos muertos. Para cada etapa, debemos fijar una fecha de ejecución. Así, el diagrama de Gantt será de gran ayuda para cumplir con el plazo límite de entrega final del proyecto

Evaluar y asignar las relaciones de dependencia entre las diferentes etapas o tareas del proyecto 

Observando el diagrama de Gantt debe quedar claro en un golpe de vista el orden en qué deben desarrollarse las actividades, cuáles de ellas quedan subordinadas a otras y cuáles son independientes.

Implementar el diagrama de Gantt en una aplicación de software 

Es una opción muy práctica porque algunas poseen características avanzadas que ayudan a una visualización mejor del diagrama de Gantt y a una toma de decisiones mejor orientada.

Colocar todas las barras de las tareas a realizar en el gráfico 

El diagrama de Gantt ensambla todas las piezas con un objetivo temporal fijado. A mayor plazo para la realización del proyecto, aquellos procesos de menor tamaño, se verán más claros.

PERT / CPM

Los aliados en la gestión de proyectos

Pert es una de las metodologías para la gestión de proyectos más utilizadas, en especial porque suele actuar como complemento de CPM y del Diagrama de Gantt. Esta técnica consiste en:

  • Determinar las actividades en que se desglosa el proyecto, sus dependencias y su duración para aplicar una función probabilística que ayude a calcular el tiempo total de ejecución en base a una perspectiva optimista, pesimista o normal que, combinadas permiten determinar el tiempo estimado para cada actividad.
  • Con los datos obtenidos se puede diseñar una malla compuesta por nodos que permite determinar la ruta crítica y su desviación estándar, así como la varianza para cada actividad.

Esta metodología resulta muy práctica cuando el proyecto combine actividades que se ejecutan en secuencia y en paralelo.

El método pert es una técnica que le permite dirigir la programación de su proyecto. 

El método PERT consiste en la representación gráfica de una red de tareas, que, cuando se colocan en una cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto.

Método PERT

En su etapa preliminar, el método PERT incluye lo siguiente:

  1. Desglose preciso del proyecto en tareas,
  2. Cálculo de la duración de cada tarea,
  3. La designación de un director del proyecto que se haga cargo de asegurar la supervisión de dicho proyecto, de informar, en caso de ser necesario, y de tomar decisiones en caso de que existan variaciones de las proyecciones.

Red PERT

La red PERT (a veces denominada gráfico PERT) consta
de los siguientes elementos:

  1. Tareas (a veces denominadas actividades o etapas), representadas por una flecha. Se le asigna a cada una de las tareas un código y una duración. Sin embargo, la longitud de la flecha es independiente de la duración de la tarea.
  2. Etapas, es decir, el inicio y el final de la tarea. Cada tarea tiene una etapa de inicio y una de finalización. Con excepción de las etapas iniciales y finales, cada etapa final es una etapa de inicio de la siguiente tarea. Las etapas generalmente están numeradas y representadas por un círculo, pero en algunos otros casos pueden estar representadas por otras formas (cuadrados, rectángulos, óvalos, etc.).
  3. Tareas ficticias, representadas por una flecha punteada que indica las limitaciones de las cadenas de tareas entre ciertas etapas.

La Ruta Crítica

En administración y gestión de proyectos, una ruta crítica es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más corto en el que es posible completar el proyecto. La duración de la ruta crítica determina la duración del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crítica afecta a la fecha de término planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crítica.

Un proyecto puede tener varias rutas críticas paralelas. Una ruta paralela adicional a través de la red con la duración total cercana a la de la ruta crítica, aunque necesariamente menor, se llama ruta sub-crítica.

Originalmente, el método de la ruta crítica consideró solamente dependencias entre los elementos terminales. Un concepto relacionado es la cadena crítica, la cual agrega dependencias de recursos. Cada recurso depende del manejador en el momento donde la ruta crítica se presente.

A diferencia de la técnica de revisión y evaluación de programas (PERT), el método de la ruta crítica usa tiempos ciertos (reales o determinísticos). Sin embargo, la elaboración de un proyecto basándose en redes CPM y PERT son similares y consisten en:

  1. Identificar todas las actividades que involucra el proyecto, lo que significa, determinar relaciones de precedencia, tiempos técnicos para cada una de las actividades.
  2. Construir una red con base en nodos y actividades (o arcos, según el método más usado), que implican el proyecto.
  3. Analizar los cálculos específicos, identificando la ruta crítica y las holguras de las actividades que componen el proyecto.
  4. En términos prácticos, la ruta crítica se interpreta como la dimensión máxima que puede durar el proyecto y las diferencias con las otras rutas que no sean la crítica, se denominan tiempos de holgura.

Fuentes:

  • OBS.
  • CCM.

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